A pesar de lo mucho que hemos avanzado en el último decenio en el uso de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones seguimos reproduciendo, en muchos aspectos, las costumbres del pasado. Así, a pesar de los medios disponibles en la actualidad, las empresas siguen elaborando los documentos como en el siglo XX: en formatos basados en papel o en ficheros semánticamente irrelevantes para las avanzadas máquinas de procesamiento de datos de que disponemos. En cierta forma usamos los ordenadores como máquinas de escribir para la elaboración de los documentos necesarios en la cadena de suministro de la empresa.
Para superar este estadio, al menos en parte, la Administración General del Estado publicó la Ley 25/2013 de impulso de la factura electrónica que obliga a facturar a las Administraciones Públicas mediante la elaboración de facturas electrónicas, siempre que el importe sea superior a los 5.000€. Esperemos que tras un breve período de pruebas se determine la obligatoriedad para el resto de importes.
La obligatoriedad de emitir facturas a la Administración Pública será, probablemente, el inicio de la adopción de la factura electrónica en formato legible por máquinas y no por humanos pero que aporta enormes beneficios: menos papel (más ecológica); introducción automatizada en los sistemas de información; reducción de gastos de envío; mayor nivel de auditoría y localización; mayor garantía ante falsificaciones; etc.
Obviamente esta transición del papel al fichero digital requerirá un esfuerzo de adaptación de los sistemas informáticos y de una correcta gestión de cambio en las empresas. La AEAT ha regulado completamente los requisitos legales necesarios para una correcta confección de estas facturas, tanto en lo referente a la emisión como a la recepción y custodia. Medidas que se establecen de forma muy detallada en la Orden EHA/962/2007 de la Agencia Tributaria.
En líneas generales la reglamentación determina que las empresas podrán emitir facturas electrónicas en dos formatos: PDF y XML. Ambos formatos deberán firmarse electrónicamente mediante un certificado digital (emitido por una entidad certificadora reconocida nacional como FNMT, ACCV, CATCERT, CAMERFIRMA, ...) que garantiza, como servicio de confianza, tanto la integridad del documento (que no se ha modificado) como el no-repudio del emisor (quien emita la factura no debería ser requerido por la AEAT para demostrar que la factura es auténtica). Es además previsible que el nuevo reglamento europeo de servicios de confianza digital (UE 910/2014) establezca -para 2016 que es cuando entra en vigor- las bases para una correcta interoperabilidad con los países de la Comunidad Europea.
Mientras la emisión de facturas en formato PDF sigue reproduciendo modelos del pasado, pero con mayores garantías en aspectos como confianza; el modelo que realmente supone un salto importante en la eficiencia y supresión de costes lo constituye el formato establecido por la AEAT Facturae –actualmente en la versión 3.2–. Mediante este modelo los sistemas informáticos pueden realizar de forma automática el registro, la contabilización, el punteo con otros documentos como albaranes, la actualización de stocks, etc.
Afortunadamente la reglamentación ha previsto que podamos representar mediante mecanismos clásicos a los que estamos acostumbrados, como el papel, este formato tan amigable para las máquinas pero tan extraño para los humanos: podremos obtener una copia en papel –temporal, provisional y sin valor probatorio–, para manejarnos cómodamente con él.
La implantación de la factura electrónica supone todo un reto para las PYMES. Hasta ahora la adopción de este mecanismo, que se estima puede llegar a ahorrar hasta 3€ por factura, había sido opcional para las empresas y hay que reconocer que su implantación no había tenido mucho éxito hasta el momento.
Para ahondar en los aspectos, tanto regulatorios como técnicos, se va a realizar una sesión formativa en el marco del Plan +TIC promovido por el Consell Insular de Menorca donde además se pondrán a disposición herramientas útiles a los asistentes para la confección y puesta en marcha de la factura electrónica. Esperemos que la iniciativa de la Administración suponga el inicio del fin del documento en papel y la transición al documento electrónico.
[Manel Camps i Cabrera impartirá la sesión formativa «La factura electrónica a tu alcance» el próximo lunes (día 24) a las 19 horas, en PIME Ciutadella, correspondiente al Plan +TIC del Consell Insular de Menorca, cofinanciado por el programa Leader].
